Adjoint(e) administratif(ve)

Technimount System conçoit et développe des solutions de fixation innovantes pour les professionnels de la santé et les premiers intervenants, permettant une gestion sécurisée et efficace des appareils médicaux portatifs lors des soins critiques et des transports d’urgence. 

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) dynamique, organisé(e) et autonome pour se joindre à notre équipe à Québec. Relevant de la Directrice Stratégie Service Clients, vous fournirez un soutien administratif clé et gérerez les tâches liées aux clients. 

Si vous aimez travailler dans un environnement collaboratif, où la rigueur et le service client sont au cœur des priorités, ce poste est pour vous ! 

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion des commandes et relation client 

• Préparer les devis pour les clients et assurer le suivi des délais associés. 

• Traiter les commandes clients dans le système selon les processus internes, incluant les modifications et commandes complémentaires. 

• Assurer un suivi personnalisé auprès des clients, en français et en anglais, pour répondre à leurs questions et résoudre rapidement les demandes. 

• Envoyer les guides de maintenance et d’installation, suivre la satisfaction post-achat et effectuer les sondages clients. 

• Générer des rapports mensuels sur les commandes, ventes et satisfaction client. 

• Gérer les documents contractuels et administratifs (NDA, accords fournisseurs, lettres de source unique, processus RMA). 

• Maintenir à jour toutes les informations clients et ventes dans le CRM pour garantir visibilité et suivi précis. 

• Communiquer avec les équipes internes pour coordonner la livraison et assurer la satisfaction client. 

• Émettre et envoyer les factures. 

Gestion documentaire et CRM 

• Préparer, structurer et mettre en forme divers documents professionnels : rapports, présentations, notes de service et correspondances. 

• Organiser et maintenir les dossiers clients dans le CRM, en mettant à jour les données après les rencontres et interactions. 

• Garantir l’exactitude et l’accessibilité des informations clients et ventes pour l’équipe. 

• Apporter un soutien administratif ponctuel aux professionnels selon les priorités du bureau. 

• Contribuer à la planification et à la gestion documentaire des appels d’offres et projets commerciaux. 

Coordination et soutien opérationnel 

• Gérer et coordonner les calendriers et organiser les réunions de l’équipe. 

• Planifier les repas et réservations de salles selon les besoins. 

• Effectuer les réservations d’hôtels et de vols pour les événements corporatifs et déplacements professionnels. 

• Bilingue français/anglais (oral et écrit). 

• Maîtrise de Word et Excel; connaissance des outils CRM est un atout. 

• Connaissance de la gestion d’appels d’offres : un plus. 

• Autonomie, débrouillardise, sens de l’organisation et rigueur. 

• Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler efficacement sous pression. 
• Excellentes compétences en communication et esprit d’équipe.